Uno de los mayores retos para el especialista en Seguridad Industrial en este tipo de empresas es gestionar los documentos, permisos y asegurar el cumplimiento normativo de los contratistas; un proceso que puede ser lento, complejo y susceptible a errores, si no está digitalizado.
Un software de gestión de contratistas permite a las empresas llevar un control más preciso, automatizar procesos críticos y sobre todo reducir el riesgo de accidentes.
A continuación, conoceremos por qué es importante la gestión de contratistas y cómo puedes digitalizar este proceso por medio de una plataforma digital.
La gestión de contratistas es el proceso de seleccionar, contratar y supervisar a las empresas externas que realizan labores dentro de las instalaciones de una compañía. Abarca desde la identificación de riesgos y definición de competencias requeridas, hasta la evaluación y seguimiento de las empresas contratadas.
De igual forma, la gestión de contratistas implica garantizar que cumplan con los requisitos legales y estándares de calidad definidos por la normativa y la empresa contratante.
Las tres razones principales por las que la gestión de contratistas es importante son:
- Reducción de riesgos: cuando la gestión de contratistas se lleva a cabo, se logra identificar y controlar los riesgos asociados a los trabajos de alto riesgo del contratista, lo cual reduce significativamente los accidentes.
- Cumplimiento normativo: la gestión de contratistas implica que la documentación de cada proveedor externo sea revisada y validada, lo cual garantiza que cuenten con los documentos necesarios para comenzar a trabajar y que además, estén capacitados.
- Mayor calidad de trabajo: mantener el control de los contratistas garantiza que los trabajadores estén debidamente capacitados e incluso, actualizados respecto al trabajo de alto riesgo que vayan a realizar. Por lo tanto, esto se traduce en un cumplimiento de los estándares de calidad.
Otra parte importante en la gestión de contratistas es el control documental. Esto no es más que la tarea administrativa de recibir, revisar y validar documentos (que pueden ser cientos) de proveedores externos.
El proceso a grandes rasgos abarca desde la recopilación, verificación, validación y hasta la autorización de cada documento, y su importancia radica en que garantiza que el contratista cumpla con los requisitos legales y normativos.
Sin embargo, te preguntarás por qué mencionamos este tema. Y lo hacemos porque al ser cientos de documentos de diferentes tipos, se vuelve una tarea administrativa que consume mucho tiempo y que es susceptible a errores humanos.
Y te preguntarás, “Bueno ¿y qué pasa si se comete un error?” Entonces, probablemente cuando recibas una auditoría y los documentos de tus contratistas no estén en orden, recibas una multa de miles de pesos…
Algo similar sucede con el tiempo invertido en esta tarea administrativa. Termina consumiendo muchas horas de trabajo, lo cual se traduce en más gasto y menor utilidad.
Sin embargo, tenemos buenas noticias para ti, existe una manera más efectiva y segura de realizar el control documental en la gestión de contratistas: digitalizar el proceso a través de un software para gestión de contratistas.
La digitalización del control de documentos en la gestión de contratistas se obtiene a través de una plataforma digital, que te brinda un ahorro en tiempo y dinero, además de garantizar un proceso totalmente seguro y automatizado.
A continuación, conoce como automatizar el control de documentos en la gestión de contratistas:
- El primer paso consta en enviar un formulario digital a través de correo electrónico, WhatsApp o cualquier medio digital, al contratista que desea prestar sus servicios a la empresa.
El contratista deberá llenar el formulario y adjuntar sus documentos. Al enviar el formulario, la empresa lo recibirá y comenzará un proceso de verificación.
- Después de que la empresa verifique y autorice los documentos del contratista, su alta en el sistema estará lista y sus documentos estarán en línea siempre disponibles para su consulta.
- Ahora que el contratista está verificado, podrá realizar el alta de sus colaboradores. Para ello, enviará a la empresa contratante, una lista que especifique el nombre de cada persona y el trabajo de alto riesgo que realizará.
Después de revisar la lista, la empresa contratante solicitará los documentos necesarios de cada trabajador, de acuerdo al trabajo de alto riesgo que realice.
Por ejemplo, los documentos que debe enviar un especialista en trabajos en altura no es la misma que uno que trabaja en espacios confinados.
- Cuando la empresa contratante reciba los documentos de cada trabajador, procederá a validarlos y si están en orden, autorizarlos. Cuando estén listos, se creará un expediente digital en el software para gestión de contratistas, en donde se adjuntará la documentación, certificados, permisos y más por cada colaborador.
El expediente digital estará siempre disponible a través de la plataforma y podrá ser consultado en cualquier momento ¡en cuestión de segundos!
Finalmente, cuando el contratista y sus colaboradores estén autorizados y tengan todos sus documentos en orden, se les brindará un pase de acceso digital con código QR que utilizarán al ingresar a la empresa contratante.
Como puedes ver, ahora toda la gestión administrativa en el control de documentos se realizará a través de un software para gestión de contratistas. De esta manera, podrás:
- Consultar en cualquier momento y desde cualquier dispositivo los documentos, certificados o permisos de cada contratista.
- Tener un expediente digital de cada contratista que contenga el historial, documentos, permisos, certificados, notas y más.
- Obtener notificaciones de alertas en tus dispositivos cuando un permiso de trabajo o certificado de un contratista esté próximo a perder su vigencia.
- Evitar perder documentos, revisar cientos de hojas de papel e invertir muchas horas - trabajo en la revisión de documentos.
- Obtener la certeza de que cada permiso de trabajo firmado, cumpla con los estándares, normas y políticas de seguridad.
- Estar preparado ante cualquier auditoría interna o externa, garantizando no pagar multas o sanciones.
- Saber que cada trabajo de alto riesgo será realizado por personal calificado, garantizando una mayor calidad en el trabajo y una operación bajo las normativas de seguridad correspondientes.
- Prevenir múltiples accidentes en trabajos de alto riesgo, cuidando a los trabajadores, garantizando la seguridad y evitando sanciones económicas.
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